仕事を組織でしていく上で会議は欠かせません。何よりもその仕事に関わっている人達の間で会議をすることによって、情報共有がなされて、その結果その仕事に対する効率的な進め方をすることが出来るということが、会議の利点と言えます。一方で小田原評定ではありませんが、延々とダラダラ会議が続くと、会議そのものだけではなく、その会議に関わる人達のモチベーションを大幅に下げてしまうことになります。そうすると、結果としてその仕事の生産性が低下してしまい、結果的にその仕事によって発生する「利益」も少なくなってしまうので、会議の進行を上手にしないと、せっかくの会議も台無しになってしまいます。そこで、会議を有効に進行するためにはどうしたらいいのかということを考えていきたいと思います。

会議をスムーズに進行していくためには

では、実際に会議をスムーズに進行していくためにはどのようにしたらいいのかということを考えてきたいと思います。スムーズに会議を進める大きなポイントとしては、会議の進行役として指名された人が中心になって、しっかり事前準備をしておくということがまず必要です。次に会議を始める前の事前準備とはどういうものかということを考えいてきましょう。会議の事前準備というのは、会議自体が報告だけで終わるのではなく、何かしらのコミュニケーションが必要になってきます。ただ、事前にどういう性格の会議であるかということを知らされていないと、ただ単に一方的な報告会となってしまうので、事前に会議の目的や内容、目標を周知させましょう。

会議の種類について

会議は大きく分けると次の4つに分類されます。
・情報伝達会議
・提案をする会議
・新しいものを生み出すための会議
・物事を決定するための会議
これらの会議は目的が違うので、当然準備の仕方も変わってきます。ここでその会議に応じた準備をしておかないと、会議を上手に進行することが出来ませんので、個別に準備について簡単にご説明をしておきます。
・情報伝達会議
この会議はコミュニケーションというよりも、担当部署や上司の方から指示や依頼がメンバーに伝えられるということになります。そのため伝達事項が漏れないようにしっかりメモを作っておく必要があります。
・提案をする会議
新しい提案をすることが会議の中心になりますので、提案発表者はその提案内容だけではなく、その提案を考えた背景にはどういう事があるのかというような、提案全般に関わる情報を整理して、どんな質問にも対応できるような準備が必要です。
・新しいものを生み出すための会議
新しいものを生み出したり、参加者が自由にコミュニケーションをするようなときの会議に該当します。ここでのポイントは、新しいものの準備はもちろんですが、会議に参加している人たちは、あまり批判ばかりしないようにするという配慮も必要です。
・物事を決定するための会議
何をどこまで決めるのかとか、意思決定を行うために必要な情報をしっかり準備をしておくということはとても大事なことですし、また、どのように決定するのか。といったことを事前に決めておくと次の項目でも詳しくお話をしますけれども、会議の進行がとてもスムーズになります。

会議のゴールを決めておく

会議がダラダラしてしまうのは、会議を進行する人が参加者に言いたいことを言わせてしまうということが、大きな原因です。そのため、冒頭でもご案内したようにどういう会議であるかということを明確にして、それに合わせて十分な準備をしておくということは大切なことです。ただ、会議中はどういうことが起きるかわからないこともあるので、会議の新校舎は予め会議のゴールをどうしていくのかということを明確にしておきましょう。このゴールを曖昧にしておくと、会議がダラダラ長引くだけではなく、参加者の不満も募り、いい結果が生まれません。

以上のように会議を上手に進行するためには、しっかり準備をして、最終的な着地点はどうするのかということをあらかじめ決めておくことが留意するべき点と言えるでしょう。