会議を効率的に、かつ、充実した内容にするためには、事前の準備をしっかりして、まとまった内容を会議に参加した人だけではなく、それ以外の関係者にも把握してもらう必要があります。そのためには会議のアジェンダと議事録の内容がとても重要なのですが、上司からアジェンダや議事録を作ってくれと言われた場合に、どのようなものを作っていいのかわからずに困っている人も多いと思います。そこで、アジェンダや議事録というものがどういうものであるかということをもう一度確認して、どのように書くべきなのかということを考えていきたいと思います。
アジェンダとは
アジェンダとは、どういう意味かというと英語で「予定表」という意味になります。実際の会議でアジェンダとは、会議の予定や内容のまとめを事前に提示することです。どうして事前に会議の内容などを提示する必要があるのかというと、会議の概要を会議の参加者に周知してもらうことで、いわば開始参加者に「予習」をしてもらえるために、会議を効率的にかつ有意義に進行するためです。事前に会議の参加者がアジェンダを読んでいてもらえば、事前に会議の話し合う内容がわかりますので、会議の司会者も余計なことを説明しなくて済み、会議の時間を有効に使うことが出来ますし、会議が円滑に進行できるというメリットがあります。
次にアジェンダの有効な作成方法についてご案内したいと思います。アジェンダはご案内の通り、会議を円滑に進行するために、会議の内容を提示するものです。では、具体的にどういう内容を含める必要があるのか、ご説明します。会議のアジェンダに必要な項目は次の5つになります。
・日時
・場所
・参加者（担当）
・議題の順序（時間配分）
・配布資料
これらの項目を掲載する背景については、日時・場所を・参加者（担当）を正確に伝えることで会議のスケジュールを周知してもらうということですが、いわゆる会議のコンテンツである議題の順序（時間配分）・配布資料などを提示することで、事前に会議の内容を確認してもらう目的があるからです。これは会議の具体的な内容や項目を知ってもらうことで、無駄のない、円滑かつ効率的な会議を進行させるということになります。会議は時間がかかるとか、無駄な意見が出るというのは、こういうアジェンダがしっかりまとまっていないで、会議参加者に会議の内容が事前に周知されていないからです。こういうことになると、会議の生産性が落ちてしまい、全社的にもおおきな問題となります。そうならないようにしっかりしたアジェンダを作成し、会議参加者に周知してもらうようにしましょう。ここで注意をしたいこととしては、できるだけ余裕をもってアジェンダを配布することです。ある程度時間的な余裕があれば、会議参加者も会議の内容について色々と考えてくれたり、考えるために事前に調べてくれますので、会議の内容は更に充実します。
議事録とは
議事録も会議を有意義にするためにはどうしても必要なものになります。議事録の目的は何かというと、会議にて議論された内容や取り決められたことなどを記録し、会議の参会者や関係者などと共有することになります。また、議事録は会議で決められた決定事項やどの業務を変更・改善すべきかなどを明確されているので、情報共有した全員が把握しやすく日々の業務に活かしやすくすることが出来るというのが、議事録のメリットということが言えます。議事録に記載する内容は
・表題
・日時
・場所
・出席者
・議事・議事要旨（決定事項）
・次回予定
・議事毎に必要な項目
です。これらの内容をまとめて、迅速に配布するということが大事です。ここで大事なことは迅速に配布することで、それは会議内容を出来るだけ早く会議の参加者と共有することで、忘備録の役割を議事録が果たすので、会議に発生するトラブルなども事前に防ぐ事ができます。
