せっかく会議を開催したのに、長時間使ったけれども、何も決まらなかったと言うようなことってよくありますよね。そのため会議は無駄じゃないかと言われることもよくあります。しかし、実際には会議は大変重要で、特に情報を共有したりすることで仕事の効率性が向上して、結果的に生産性が高まります。ところが、実際には会議に対して不満を持つ人も少なくありません。その理由は冒頭でもご案内したように、忙しいのに時間を作って会議に参加したものの何も決まらなかったし、時間を無駄に使うことになってしまったということが原因です。では実際に会議ではそういうことが起きてしまうのでしょうか。冗長的な会議が起きてしまう最大の原因は、なぜ会議をおこなうのか、その理由と目的が定まっていなければ議論が混乱して、会議の内容はぼやけたものになっているからです。その原因は何かというと、会議に対して事前の準備をしっかりしないで開催して、かつ、ゴールを明確にして置かなかったからです。
次に実際に会議を開催する前に事前にどのようなことを準備しておくべきことかということを考えていきたいと思います。
会議の必要性の有無について
まず、会議を始める上で大事なことは、これから始めようとしている会議が本当に必要なのかどうかということをもう一度検討してみるということです。つまり、資料を参加者に配っておいて、意見があったらご連絡くださいというやり方でもいいのか、やはり、主要メンバーに参加してもらい、意見のやり取りをしたほうがいいのかどうか、ここがまず出発点になると思います。
会議の重要な3つのポイント
次に会議における3つのポイントを明確にしましょう。この場合会議を始める前に必要なポイントとは、
・会議の目的
・具体的に何を議論するのか
・どのような方法で会議をするのか
です。この3つを明確にしておくと、話す内容が脇にそれることを最小限に抑えることが出来るので、会議が無駄に長くなることを抑えることが出来るだけではなく、話し合って決める内容が明確になり、結論が出しやすい環境になります。
会議資料を事前に配布しておくこと
会議を開催するにあたって、会議当日まで概要がわからないと、効率が悪い会議となってしまい生産性は上がりません。これは学校の授業でも一緒ですよね。あらかじめ予習をしておけば、あとはわからないことを明確にできるので、集中して授業を受けることが出来ますよね。会議も全く同様で会議をスムーズに進行するためには、会議の目的などが明確になり、会議の参加者が決まった時点で会議資料を作成し、事前に参加者で共有することが大切です。あらかじめ開示資料を配布しておけば、会議参加者にとっても会議のおおまかな内容がわかっているので、各々が事前に準備できるようになり、当日の作業効率をアップさせることが出来ます。また、会議で使う資料などがあれば、これも数日前までに作成して参加者に配布しておきましょう。会議当日に初めて目を通すよりも、事前に内容を把握したほうが会議の内容に集中出来ます。なお、これらの書類は、会議当日にも複数部数用意をしておくようにしましょう。参加メンバーの中には、配布資料等を持たないで会議に参加する人もいる場合もあります。
会議中の担当を決める
会議を進行していく上では、いろいろな役割があります。進行役だけではなく、議事録を記入する人、タイムキーパー、ホワイトボードの記入する人など、事前に担当者を決めておくと、会議を進行していく上で大変便利です。
参加者の選定
会議を進めるにあたっては、参加者を選定することが必要です。会議は大人数がいいのではないかという意見もありますが、大人数の場合積極的に参加していない人もいます。少数精鋭であれば、意見もまとめやすいですし、脱線してもすぐに軌道修正することが出来るので、会議の生産性も上がります。
