会議を実施する場合に、議論を戦わせるということはとてもいいことですが、ダラダラ長引いてしまうということはよくあることです。会議が長時間続いてしまうと、参加者の会議へのモチベーションが落ちてしまうので、会議の生産性が落ちてしまいます。そうならないようにするためには、事前の準備をしっかりするだけでなく、会議の進行というものも重要です。ここでは会議をスムーズに進行していくということを考えていきたいと思います。
会議の事前準備の重要性
まず、会議のスムーズな進行を進めていくためには、しっかりした事前準備は欠かせません。そこで最低限しておくべきこととしては、
・会議の目的は何か
・どういうことを決めるのか
ということが会議の参加者にわかって貰う必要があります。つまり、事前に会議内容について会議参加者に理解してもらうため、あらかじめ会議資料を参加者に配布をしておき、資料に目を通してもらうように依頼します。このことで会議の目的とゴールについて事前に参加者に把握してもらう事ができるので、会議への参加する意識を高めることが出来ます。
会議のスタート時
次に実際に会議を進行し、どのように会議をまとめるのかということを考えたいと思います。会議が始まる際にはまず大事なこととしては意見が出るような環境を作っておくことです。意見が出やすい環境を作るためにはあらかじめ用意していた飲み物やお菓子などを配布してみるのも一つの方法です。甘いものがあると、場も和みますし、会議が少し長引いてもだらつかないという利点があります。会議がスタートする際に
・会議の目的
・議題
・議題の説明
・時間配分
を話し、必ずこの内容は可視化しておくことがとても重要です。会議内容の可視化は、会議の理解が会議の参加者に浸透します。また、ここで大事なことは会議の際、意見を言う場合のルールを決めておくということも必要です。つまり、意見を出したい人は挙手するとか、あるいは自由に意見を出すのかということなどを決めておきましょう。こういうルールを事前に決めていくことで、会議の長時間を防ぐことが出来ます。
会議の進行
ここまで会議のスタート時に実施をしたら、会議の進行ということになります。会議を進行していく上で特に注意しておくべきことは
・意見や質問を深堀りする
・考える時間を作る
・雑談をする時間を作る
・時間厳守を遵守しない
・目配り心配りは大切
です。
会議をしていれば当然質問や意見が出てきますが、それに対してはどうしてそういう質問や意見が出たのかということを会議の司会者は深堀りしてみましょう。そうすることで意見や質問が会議参加者の中で共有されますし、会議や質問の本質を見極めることが出来ます。また、会議時間を短くするということは大事ですが、もっと大事なこととは会議の目的を達成することです。つまり、会議で何かを決めるということが目的であれば、それがいちばん大事なことですので、その実現を最優先するべきです。そのためには、会議参加者同士が考える時間を作ったり、あるいは隣同士の人たちと雑談をするという時間も意識して作り出しましょう。また、会議の時間を短くするためにあえて時間遵守する必要はありません。会議の時間を短縮するということは大切ですが、もっと大事なことは会議の目的を達成することです。したがって、会議の目的が達成できるのであれば、あえて時間厳守をする必要はありません。また、会議参加者には、意見に対して不満を持っている人は必ずいますので、司会者はそういう人がいるかどうかということもしっかり目配りして、その人にも会議参加者の前で意見を言ってもらうようにしましょう。
会議のまとめ
最後に会議が終わりましたら、会議をまとめます。まとめることとしては、会議で決まった事の確認、次回会議の祝団などの確認、決定事項などを会議で決まったことなどを、すべて会議参加者とすりあわせし、会議の合意を得るようにします。
