議事録の取り方

議事録ってどう取るの？

議事録は会議の内容を後で確認するために重要なものです。むしろ後世に残ることを考えると議事録こそが大事なのかもしれません。
しかし最近の若手は議事録の取り方がダメだとぼやくお偉いさんは多いものです。きっとそれは未だに職人気質的な風潮が社会に強く残っていて、現場でみて覚えろ主義の上司がほとんどであるためにそもそも議事録の取り方をまともに学んだことがないせいでしょう。
ここでは議事録の取り方について基本的なところを解説していきます。

大事なのは聞く力と要約する力

国会の速記者のように会議で行われる全ての文言を書き留められるような人であれば必要ない力なのかもしれませんが、そんなことを特に速記の訓練もしていない人にはできるわけがありません。
ですので会議の内容の重要な部分のみをうまく要約する力が何よりも大切です。
そのためには何が重要で、何が重要ではないかを抑えることが大切です。それが分からない内は非常にハードモードとなりますが、気になった点をひたすら書き出すしかないので、とりあえず書いておいて後で見直すようにしましょう。
また、要約するためにはそもそもの話の流れをきちんと把握することが大切です。そのためには聞く力をきちんと持っておくべきで、人の話はきちんと正確に曲解することなく理解できるように普段から意識しておきましょう。

議題ごとにまとめる

最初は誰が何を喋っていたかということばかりに気をとられてしまいがちですが、重要なのはそこではありません。
じゃあどこなのかというと、議題ごとにどんな話でまとまったのかという点が一番重要なポイントとなります。
ですから議事録は議題で分けて、その議題にはこんな話が挙がっていてどのようにまとまった、と記すのがよいです。
後から議事録のみをみる人が、どんな議題で、どんな話題があって、どんな結論がでたかということが分かりやすいからです。

会議の流れを逐一確認する

会議が今どのような内容を話し合っているのかが分からなくなってしまうことがあります。頭の中がごちゃごちゃになってちょっとしたパニックに陥ってしまうということが議事録担当者にはよくあるのです。
ですので、会議の流れをきちんと把握できるような準備をしておかないと大変なことになります。会議はほとんどの場合議題に沿って行われているわけですから、議題が確認できるものを常に手元に置いて、まとめつつ、チラ見して何をしゃべっているのかを確認できる状態を作りましょう。