司会が気をつけるべきこと

会議を進行する上で、会議の司会の役割はとても大きいのですが、実際に会議に上司やもっと偉い人が参加するとなかなか視界のやり方に気を使ってしまうと思います。自分よりも上位にいる人が会議に参加していれば、リーダーシップを発揮させづらいですし、そもそも会議を自分がまとめらるのかどうか、とても難しいところですよね。実際に会議などを進行する場合に、リーダーシップなどがなくて、悩んでいる方はとても多くいると思うのですが、特にファシリテーションの訓練を受けなくても、誰でも簡単にできるようになるテクニックがありますので、どういうテクニックがあるのか、ご案内したいと思います。

会議は合意形成である

会議に関しては多くの意見がありますよね。最も多くあるのは、会議は無駄じゃないかというもの。確かに本来仕事があるのに、その仕事をする時間をある意味「犠牲」にして会議に参加したけれども、会議に参加した人が会議について納得できなければ、会議に参加した人にとっては無駄じゃないかと思ってしまいます。その理由は、会議の目的が結論をだすということにしているからです。もちろん、会議の目的を結論に置くということは大事なことなのですが、合意を形成する方向に会議を進行していくことで会議に参加している人は納得をしてくれます。また、会議の進行のテクニックは、会議において合意を形成することでもあります。そこで、どのように進行してくと、会議の合意を形成出来るのか、ご案内します。

会議のスタート時の注意点

まず会議ですが、スタート時、会議の時間、まとめの3つに分けて行きます。会議のスタート時において、絶対に避けないといけないのは会議のテーマについて意見を真っ先に求めることです。これをやってしまうと、まず一部の人しか意見を言わなくなってしまう傾向になり、その意見が会議の意見ということになってしまいます。そうなると、会議に参加している人の意見が通らなくなり、その結果会議に納得できなかったということになり、およそ合意形成とは遠い結果になってしまいます。こうならないようにするためには、まず、会議のスタート時には意見を求めるのではなく、考える時間を作り、自分の考えをまとめてもらい、それを紙に書き出してもらうようにします。紙に書いてもらうということをすると、参加者がアウトプットするということになるので、会議の参加者の満足感も得られますし、直感的に意見を言ってしまう人などは、冷静に考えて意見を書き出すというメリットがあります。この場合、少し大きめの付箋があると、ホワイトボードに貼ることが出来るので、おすすめです。

会議の進行について

次に会議の進行においては、意見を書いた付箋を会議参加者全員で共有する作業を勧めていきます。一般的に意見を出し合う会議ですと、声の大きい人や押しの強い人の意見が通ってしまいますが、付箋に意見を書き出すと、いつも押されてしまっている人も自分の意見を出すことが出来るので、参加者全員が平等に扱われるということになります。ここで行う作業は、意見の書かれている付箋をホワイトボードに貼り、似ている意見をグループ化して、それを可視化するというものです。ここでのポイントは会議の司会者が行うのではなく、会議参加者が行うということで、司会者は会議参加者に対してこの作業を促すことです。これをすることで見えてくることは、参加者がどういう意見を持っているのかということだけではなく、少数意見にどういうものがあるのかということです。ここで会議に参加者から出た意見を参考に会議参加者全員で考え、意見をまとめていくのが司会者の仕事になります。ここでののポイントは、意見を選ぶのではなく、一つの意見にまとめるように司会者が会議参加者に促すことです。意見を選ぶと対立が発生しますが、意見をまとめるという行為はみんなで協力するということになるので、合意形成がしやすくなります。

会議のまとめ方

会議を終える場合も、司会者がリーダーシップを取るというよりは、会議参加者全員に決めてもらうようにします。例えば、意見が別れている場合でも、もう少しで会議が終わるけれども、どうしますか？と問いかけてみてください。そうすることで、会議の主体が司会者や一部の人ではなく、会議参加者全員に会議への主体性を持ってもらうことになります。このように会議を進めていく上で、大事なことは司会者のリーダシップも必要ですが、祖霊所に大事なことは会議参加者全員に会議に対して主体性を持ってもらうということで、司会者の仕事も会議をそのように進めていくということになります。